Смяната на касовата система не е просто въпрос на инсталиране на нов софтуер. В България всяка POS система е свързана с фискално устройство, регистрирано в НАП - и тази връзка изисква конкретни стъпки, за да не загубите търговския си ден.
Какво всъщност смените
Когато смените POS системата, в общия случай не се налага да сменяте фискалното устройство - стига то да е сертифицирано и поддържано от новата система. Това, което се променя, е софтуерният контролер, който комуникира с фискалния принтер.
Стъпки за гладко превключване
- Проверете съвместимостта. Преди да платите за новата система, потвърдете, че тя работи с вашия конкретен модел фискално устройство (Datecs, Eltrade, Tremol, Daisy, Incotex).
- Затворете деня по правилата. Извадете дневен Z-отчет на старата система преди превключване. Това е изискване на НАП и предпазва от двойно отчитане.
- Свалете архивите. Експортирайте всички данни - продажби, инвентар, клиенти - от старата система. Не разчитайте на стария доставчик да ги пази след прекратяването.
- Тествайте връзката с фискалното устройство в офлайн режим. Преди да започнете да приемате реални клиенти на новата система, направете няколко тестови продажби и проверете, че фискалните бонове се принтират коректно.
- Уведомете НАП, ако е приложимо. При смяна на сервизна организация на фискалното устройство трябва да се подаде уведомление в НАП в 7-дневен срок.
Колко престой да очаквате
При планирана смяна с подготвени данни - между 1 и 3 часа престой за един обект. Ако имате верига от локации, превключвайте по една локация, не всички едновременно.
Кога да го планирате
Никога в деня преди празник или уикенд. Идеалното време е понеделник сутрин, когато имате цялата седмица да хванете и решите проблемите. Избягвайте първите 3 дни на месеца - в случай, че се наложи подаване на месечни отчети.
Ако сте близо до тази решимост, ето кратка форма за безплатна 30-минутна консултация - без задължение, без продажбен натиск.